Как поставить голосового бота на круглосуточный приём звонков

Ночью, в выходные и когда все менеджеры заняты, входящие звонки уходят в пустоту: клиент клиники или автосервиса не ждёт и звонит следующей компании, а заявка, за которую вы заплатили рекламой, пропадает. Круглосуточный приём звонков голосовым ботом закрывает эту дыру. Бот берёт трубку на каждый звонок без очереди, отвечает на вопросы, записывает клиента и ставит шаг в CRM. Утром администратор видит готового лида.

Чтобы бот начал принимать звонки, достаточно привязать к нему номер. А чтобы он не терял клиентов, его нужно пару дней поучить и переводить на него звонки порциями. Посмотрите видео на две минуты, а ниже — пошаговая настройка и методика запуска.

Зачем это бизнесу

• Клиника, салон, автосервис: днём звонки идут администраторам, а на ночь и выходные — боту-секретарю. Ни одна запись не теряется из-за графика.
• Отдел продаж: бот подхватывает звонок, на который не ответил сотрудник, а сложные случаи переводит на менеджера.
• Любой бизнес с входящими экономит на дежурном операторе. Минута разговора бота стоит в среднем 12 ₽ — без зарплаты, больничных и выходных.
• Бизнес, где бот и звонит, и принимает звонки: условие по шагам не даст клиенту, который перезвонил «потроллить» робота, затереть шаг «Записан».

Отдать входящие боту выгоднее всего, если:

• звонки принимают администраторы или консультанты, а не продавцы, и клиенту отвечают на вопрос вместо того, чтобы записать;
• продающий звонок попадает в сервисный отдел, где клиента консультируют и отпускают;
• менеджеры заняты, берут трубку не сразу, и много звонков остаются без ответа;
• звонки идут вечером, в выходные и праздники, а работаете вы только в будни;
• много спама и нецелевых звонков, на которые уходит время менеджеров.

В отличие от человека, бот не называет цену с порога и не сдаётся после «я подумаю», а ведёт клиента к записи.

Как голосовой бот принимает входящие звонки

Робот-секретарь — это голосовой бот, который отвечает на входящие вместо администратора: в любое время и без очереди. Входящая схема — это маршрут звонка: кому он уйдёт и в каком порядке. Когда вы привязываете номер к боту, в схеме у этого номера появляется ветка с блоком «Запустить автоворонку». Он передаёт звонок и лида боту. Перед ботом можно поставить два фильтра:

• «Черный список» — звонки абонентов, отмеченных в CRM, сразу завершаются;
• «Шаги для входящих звонков» — к боту попадают только лиды на выбранных шагах воронки.

Статус «Остановлено» в списке ботов выключает только исходящий обзвон — о нём статья «Голосовой робот для обзвона базы». Входящие бот принимает всё равно.

Как привязать номер к голосовому боту

1. 1
   Подготовьте номер

   Арендуйте или подключите номер в разделе «Номера» (подробнее — «Аренда номера для звонков»). Рекомендуем встроенную телефонию: её номера сразу видны в окне теста.
2. 2
   Откройте окно теста

   Карточка бота → «Настройки» → под-вкладка «Настройка входящих». То же окно открывает трубка «Тест звонком» во вкладке «Инструкция».
3. 3
   Привяжите номер

   Нажмите «Изменить номер» и выберите номер из списка. Номеров нет — нажмите «Управление номерами». Привязать номер можно и в разделе «Номера»: карточка номера → блок «Автоворонки» → галочка у бота.
4. 4
   Решите, нужно ли условие по шагам

   В окне «Добавить во входящую схему условие по шагам?» нажмите «Нет, без условия по шагам» или «Да, выбрать шаги». Во втором случае отметьте шаги и нажмите «Привязать». Номер сразу запишется во входящую схему.
5. 5
   Позвоните боту

   Наберите со своего телефона номер из строки «Позвоните на этот номер, чтобы проверить работу AI».
6. 6
   Подберите паузы

   Прямо во время тестовых звонков двигайте ползунки пауз до первого и следующих ответов AI. Затем нажмите «Сохранить» в карточке.

Шаги для входящих и чёрный список

Условие по шагам нужно, когда один бот и звонит, и принимает входящие. Пример: бот поставил лиду шаг «Интерес», а клиент перезвонил «потроллить» робота. Без условия бот поставит «Отказ», и менеджер пропустит горячего лида.

В блоке «Шаги для входящих звонков» окна теста:

• «Шаги лида» — на каких шагах звонок пропускается к боту. Кнопки «Изменить шаги» и «Убрать условие».
• «Если шаг не подходит» — что робот скажет звонящему перед тем, как завершить звонок. Пусто — звонок просто завершится. Готовый вариант вставит кнопка «Вставить стандартный текст».
• «Черный список» → «Настроить черный список» → «Создать поле «Черный список»» или своё поле → «Сохранить». Потом отмечайте таких абонентов в карточке лида: их звонки завершатся ещё до проверки шагов.

Всё это записывается во входящую схему сразу: под блоком появится «Шаги сохранены.» или «Черный список сохранён.». Те же настройки есть в «Условиях запуска» на вкладке «Условия входящих звонков».

Как запустить бота на входящие звонки без потерь

Промпт готов за минуты, но на входящих бот должен отвечать на все вопросы клиентов. Учите его постепенно, как учится ребёнок: в тепличных условиях вы не учтёте примерно 10% того, как говорят живые люди. Обычно обучение занимает пару дней, не больше семи. Ответы правьте по реальным звонкам: в «Обучении AI» есть «Найти звонок» и «Обучение AI по звонкам» — подробнее в статье «Обучение голосового бота». Пока бот учится, проверяйте его на отдельном номере.

Затем переводите звонки порциями. Откройте ссылку «Настройка входящей схемы» на вкладке «Условия входящих звонков» — раздел «Настройка входящих заявок» откроется в новой вкладке. Как устроена эта схема, разобрано в статье «Перевод входящих звонков на голосового бота». Бота ставят блоком «Запустить автоворонку»:

1. Сначала — в ветку «Если сотрудник не ответил»: бот подхватывает пропущенные звонки.
2. Затем — в ветку «Нерабочее время»: бот-секретарь ночью и в выходные.
3. Когда бот закрывает примерно 95% случаев, — первым в группу номера. Тогда он принимает все звонки.

Учитывайте расписание самого бота: если звонок пришёл вне его «Расписания», дальше блока он не пойдёт. Не хотите разбираться и нужен гарантированный результат — закажите внедрение под ключ — кнопка в конце статьи.

Читайте также: Голосовой робот для обзвона базы, Перевод входящих звонков на голосового бота, Аренда номера для звонков