Как добавить сотрудника в CRM и настроить права доступа

Когда вся команда входит в кабинет под одним паролем и права доступа сотрудников в CRM не разделены, любой менеджер видит всю базу клиентов и может её выгрузить. Уволившийся сотрудник по-прежнему знает пароль. А в споре «чей это клиент» не понять, кто на самом деле вёл сделку.

Раздел «Пользователи» решает это. Права доступа — это набор разрешений сотрудника: какие разделы кабинета он видит, с чьими лидами работает и что может с ними делать. У каждого сотрудника свой логин и пароль, у каждого лида — свой ответственный, а журнал входов и история активности показывают, кто входил в кабинет и кто был на линии. Права настраиваются ровно под задачу: менеджер видит только своих лидов и только на своих шагах воронки, руководитель отдела — всех, маркетолог — аналитику и рекламу. Номер клиента можно скрыть — сразу везде: в CRM, в выгрузке, в детализации звонков и в уведомлениях. Сотрудник увидит только последние четыре цифры и позвонить сможет, а унести базу с номерами — нет. Когда человек уходит, вы удаляете его пользователя — остальным менять пароль не нужно. Сама база хранится на серверах в России.

Посмотрите видео на пять минут, а ниже — подробная настройка всех прав.

Зачем бизнесу свой вход для каждого сотрудника

• Отдел продаж. Менеджер работает только со своими лидами, без права удалять и выгружать базу. Клиенты не уходят вместе с сотрудником, а споров «чей клиент» становится меньше.
• Руководитель отдела продаж (РОП). Видит лиды всех менеджеров, передаёт их между сотрудниками, слушает записи разговоров в ленте лида. Может сам заводить новых менеджеров — без владельца бизнеса.
• Воронка, разделённая между людьми. Менеджер первой линии видит лиды только на первых шагах, а специалист по договорам — только на своих. Каждый работает со своей частью воронки и не путается в чужих карточках.
• Колл-центр и операторы. Принимают звонки на компьютер через SIP — это бесплатно, а переадресация на мобильный стоит 1,65 ₽ за минуту. Номер клиента скрыт, настройки CRM недоступны.
• Маркетолог. Видит аналитику, виджеты, коллтрекинг и автоворонки, но не трогает лиды и сделки.

Где настраиваются пользователи и права

Откройте меню «Заявки» → «Пользователи» (или «Настройки» → «Пользователи»). В списке — все, кто входит в кабинет: имя и логин, состояние SIP, должность, когда человек последний раз входил (колонка «Входил»), группы и тумблер «В звонках». Главный аккаунт — тот, кто регистрировал кабинет, — всегда первый и отмечен зелёной полосой. Его права ограничить нельзя.

Переключатель «Проект / Все» показывает пользователей текущего проекта или всего аккаунта. Проект — это отдельное направление или сайт в кабинете со своей воронкой продаж. Поиск ищет по имени и логину, а фильтр — по группам.

Клик по строке или шестерёнке ⚙ открывает карточку пользователя справа. В ней две вкладки: «Профиль» (вход, приём звонков, общие настройки) и «Доступы» (права в каждом проекте).

Как добавить сотрудника в CRM: пошагово

1. 1
   Откройте новую карточку

   В «Пользователях» нажмите «+ Добавить пользователя».
2. 2
   Заполните профиль

   «Имя», окончание «Логина», «Пароль», «Мобильный телефон» и «Email». Номер аккаунта в начале логина уже вписан, например «12345_anna».
3. 3
   Выберите приём звонков

   В блоке «Приём звонков» нажмите нужный «Тип приёма».
4. 4
   Проверьте общие настройки

   У нового пользователя почти всё включено. Выключите то, что ему не нужно.
5. 5
   Выдайте доступы

   На вкладке «Доступы» выберите проект и отметьте разделы и права. Без хотя бы одного права кабинет не создаст пользователя: появится подсказка «Отметьте хотя бы один доступ».
6. 6
   Сохраните

   Нажмите «Сохранить» и подтвердите сокращение оплаченного срока, если кабинет спросит. Не закрывайте карточку раньше: вопрос «Закрыть без сохранения?» задаётся только про группы и доступы, а правки имени без «Сохранить» пропадут.
7. 7
   Передайте вход

   Сообщите сотруднику полный логин с номером аккаунта и пароль. Или откройте его карточку и нажмите «Отправить доступ на почту».

Профиль сотрудника: логин, пароль и уведомления

• «Логин» — у сотрудника начинается с номера аккаунта и подчёркивания. Эту часть стереть нельзя, вы пишете только окончание. Входит сотрудник с полным логином.
• «Пароль» — у нового обязателен. У существующего оставьте поле пустым, чтобы не менять, или впишите новый и сохраните.
• «Мобильный телефон» — обязателен у всех. Маска номера подстраивается под страну. На этот номер идут звонки при приёме «на мобильный» и SMS-напоминания о задачах.
• «Email» — обязателен. Под ним кнопка «Отправить доступ на почту»: кабинет создаст новый пароль и пришлёт логин с паролем на сохранённую почту. Старый пароль перестанет работать.
• «Telegram» и «MAX для уведомлений» — куда автоворонка присылает сотруднику оповещения о лидах. Без них оповещения не дойдут. User id в MAX подскажет бот по ссылке над полем.
• «Должность» — видна в списке пользователей.
• «Команды» — команды телефонии, которым схема входящих раздаёт звонки. Выберите в списке «— добавить команду —», можно несколько.
• «Часовой пояс» — в нём сотрудник видит и ставит даты задач. Не задан — время московское.
• «Группы» — отделы для фильтра в списке. Начните вводить название: появятся подсказки, а новая группа создастся при сохранении.
• «Дата начала работы» — когда пользователь был создан, только для чтения.
• «Сменить фото» — фото подгоняется в окне «Фото пользователя» и сохраняется сразу, без кнопки «Сохранить».

Приём звонков: SIP, мобильный, SIM или своя АТС

«Тип приёма» решает, куда поступают звонки сотруднику:

• «SIP» — в программу-телефон на компьютере или в приложение на смартфоне, по интернету. Нажмите «Сгенерировать пароль»: появятся SIP-логин, SIP-пароль и SIP-сервер с кнопками копирования. «Скачать SIP-клиент» откроет страницу бесплатной программы — создайте в ней аккаунт с этими данными.
• «Мобильный» — переадресация на сотовый из поля «Мобильный телефон». Удобно тем, кто работает в разъездах.
• «SIM» — на SIM-карту сервиса, если она подключена сотруднику. Без неё кнопка серая.
• «Внешний SIP» — звонок уходит в вашу собственную АТС на номер или логин сотрудника в ней. Нужна подключённая своя телефония: «Настройки» → «Своя телефония» (подробнее — в статье как подключить свою АТС).

SIP выгоднее. Входящий звонок на SIP бесплатный, а приём на мобильный — это переадресация, и она стоит 1,65 ₽ в минуту по России.

Тумблер «В звонках» в списке включает и выключает сотрудника из приёма звонков сразу, без «Сохранить» — на обед или в отпуск. В колонке «SIP» видно, в сети ли программа: «Отключен (!)» означает, что звонки до сотрудника не дойдут. На тарифе без телефонии блок серый: «Ваш тариф не позволяет совершать звонки — приём звонков и SIP недоступны.»

Общие настройки: что сотрудник может во всём аккаунте

Тумблеры в «Профиле» действуют на весь аккаунт, а не на отдельный проект:

• «Может редактировать свои настройки» — открывать свою карточку и менять фото.
• «Может видеть других пользователей» — без него сотрудник видит в списке только себя.
• «Может создавать/редактировать других пользователей» — кнопки «+ Добавить пользователя» и «Группы», чужие карточки и тумблеры «В звонках». Дайте РОПу, если он сам заводит менеджеров.
• «Может создавать новые проекты» и «Может редактировать/удалять проекты».
• «Доступ в раздел баланса» — баланс, оплата и тарифы.
• «Доступ к реферальной программе» — партнёрская программа.
• «Доступ в раздел настройки» — настройки кабинета: схема входящих звонков, разметка сайта, почта, SMS.
• «Поднимать карточку контакта при входящих звонках» — при звонке карточка клиента открывается сама.
• «Доступ к активности пользователей» — страница «История активности сотрудников»: кто и когда был на линии.
• «Скрывать номер клиента от пользователя» — номер скрыт везде: в CRM, в выгрузке, в детализации звонков и в уведомлениях. Сотрудник видит только последние четыре цифры, но звонить может.

У нового пользователя включено всё, кроме правки проектов и скрытия номера. У главного аккаунта права не отключаются: «У главного аккаунта есть все права — их нельзя отключить».

Права доступа в проекте: разделы и действия

Вкладка «Доступы» задаёт права в каждом проекте отдельно. Сверху — список «Проект»: выберите, какой проект настраиваете. Проекты с несохранёнными правками отмечены точкой «•». В шапке каждого блока — счётчик включённых прав, например «5/14», и кнопка «Выбрать все».

Блок «Доступ к разделам» — какие разделы сотрудник видит в этом проекте: «Пользователи», «Аналитика», «Телефония», «Лиды», «Сделки», «Контакты», «Автоворонка», «Календарь / задачи», «Воронка», «Настройка воронки», «Настройка CRM», «Виджеты», «Коллтрекинг», «Идентификация посетителей». Без права вместо раздела будет экран «Доступ запрещён».

Блок «Настройка прав» — что сотрудник может делать:

• «Может видеть лиды/сделки/чаты других пользователей» — выключите, и менеджер увидит только своих клиентов.
• «Может передавать лиды/сделки/задачи другим пользователям» — менять ответственного.
• «Может видеть записи разговоров в ленте лида» — слушать звонки в карточке.
• «Может видеть скрытые задачи других пользователей».
• «Может не указывать причину смены даты шага» — без него при переносе даты нужен комментарий.
• Удаление: «Может удалять лиды / сделки», «Может удалять контакты», «Может удалять пропущенные звонки», «Может чистить статистику».
• Импорт и выгрузка: «Может импортировать лиды», «Может импортировать сделки», «Может экспортировать лиды / сделки».
• «Запрет отправки SMS» — работает наоборот: включённый тумблер запрещает сотруднику отправлять SMS.

Как показать менеджеру лиды только на его шагах воронки

Шаг воронки — этап работы с клиентом, например «Новый лид», «Встреча», «Договор». Сами шаги создаются отдельно — см. как настроить шаги воронки продаж. Сотруднику можно показывать лиды только на его шагах и разрешить переводить их только туда, куда положено.

1. 1
   Откройте настройку

   На вкладке «Доступы» в блоке «Настройка прав» нажмите последнюю строку «Может видеть лиды на всех шагах» → «Настроить». Откроется окно «Шаг воронки» с названием проекта.
2. 2
   Выберите, где сотрудник видит лиды

   В первом списке «— добавить шаг —» под пояснением «Выберите шаги воронки на которых будут отображаться лиды сотрудника» выберите шаги по одному. Каждый появится тегом, × на теге убирает шаг. Пусто — лиды видны на всех шагах.
3. 3
   Выберите, куда он переводит лиды

   Во втором списке под пояснением «Выберите шаги воронки на которые сотрудник может перевести лиды» так же добавьте шаги.
4. 4
   Нажмите «Готово»

   В строке появится сводка, например «Видит лиды на 3 шагах · переводит на 2 шага».
5. 5
   Сохраните карточку

   Кнопкой «Сохранить» внизу. Без этого выбор не запишется.

Шаги у каждого проекта свои. Для другого проекта выберите его в списке «Проект» и настройте окно заново: галочка «Применить эти права ко всем проектам» шаги не переносит. Если строки «Может видеть лиды на всех шагах» нет, для этого проекта не пришли настройки шагов. У нового пользователя строка есть всегда.

Пример: в автосалоне кредитный специалист видит лиды только на шаге «Одобрение кредита» и может перевести их на «Выдача авто» или «Отказ банка». Остальные лиды его не отвлекают.

Права как у коллеги и во всех проектах

• «Скопировать права у пользователя» — выберите коллегу в списке «— выберите пользователя —» и нажмите «Скопировать». Права подставятся в форму: проверьте их и нажмите «Сохранить». Шаги воронки переносятся только в тех же проектах. Нет коллеги в списке — переключите вверху «Все».
• «Применить эти права ко всем проектам» — галочка, если проектов несколько. При сохранении права текущего проекта запишутся во все проекты.

Удобно настроить одного сотрудника под роль и копировать права у него каждому новичку.

Группы, команды и удаление сотрудника

• Группы — кнопка «Группы» над списком. Создайте отделы, например «Продажи» и «Сервис», и фильтруйте по ним список. Удаление группы не удаляет пользователей.
• Команды — поле «Команды» в профиле. Команду выбирают в схеме входящих звонков вместо отдельных сотрудников — так устроено распределение входящих звонков между менеджерами.
• Удаление — кнопка «Удалить» внизу карточки. Сотрудник теряет доступ к аккаунту, удаление занимает до минуты.
• Свои настройки — нажмите на свой аватар в меню слева и выберите «Настройки пользователя».
• Главный аккаунт — его карточка открывается шестерёнкой. Вкладки «Доступы» в ней нет, а логин — это email.
• Вход и контроль — разрешить вход только из офиса и посмотреть журнал входов можно на страницах «Логирование входа» и «История активности» — см. статью как защитить базу клиентов от сотрудников.

Читайте также: Как защитить базу клиентов от сотрудников, Распределение входящих звонков между менеджерами, Какой тариф выбрать