Как защитить базу клиентов от менеджеров и чужого входа

Без защиты базы клиентов от менеджеров история повторяется: менеджер уволился, а через месяц его бывшие клиенты покупают у конкурента. Пароль у него остался: он зашёл в кабинет из дома и выгрузил базу, за которую вы годами платили рекламой. Владелец обычно узнаёт об этом, когда продажи уже упали. Другая боль — дисциплина: руководитель не знает, кто из менеджеров был на линии, а кто выключил приём звонков посреди дня.

От утечки базы защищают три вещи: вход только из офиса, журнал входов и скрытые номера клиентов — их не видно ни в CRM, ни в выгрузке, ни в детализации звонков. Данные кабинета хранятся на серверах в России — как требует закон о персональных данных.

Две страницы раздела «Пользователи» закрывают эти риски. «Логирование входа» пускает в кабинет только с разрешённых IP-адресов и ведёт журнал всех попыток входа. IP-адрес — это адрес, с которого компьютер выходит в интернет, например офисный. «История активности» показывает, когда каждого сотрудника включали в приём звонков и выключали и кто это сделал.

Посмотрите видео на две минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Зачем бизнесу защита базы клиентов

• Владелец бизнеса: вход только из офиса и с других разрешённых адресов. Уволенный сотрудник или посторонний с чужим паролем не войдёт и не выгрузит базу.
• Руководитель: журнал показывает неверные пароли, попытки с чужих адресов и незнакомые устройства. Подозрительный вход виден сразу, и пароль можно сменить до утечки.
• Отдел продаж с текучкой: номера клиентов скрыты в CRM, выгрузке, детализации звонков и уведомлениях. Менеджер звонит клиентам, но переписать или выгрузить их номера не может.
• Руководитель колл-центра или отдела продаж: видно, кто и сколько был на приёме звонков и кто выключался днём. Дисциплина на линии без ручных проверок.
• Разбор спорных ситуаций: у каждой записи есть автор и IP. Сразу понятно, выключился менеджер сам или его выключил другой пользователь.

Как устроена защита кабинета

Обе страницы — в меню «Настройки» → «Пользователи»:

• «Логирование входа» — страница «Логирование входа в аккаунт» с блоками «Настройка входа» и «Журнал входов». Открывается только главному аккаунту.
• «История активности» — страница «История активности сотрудников» со списком включений и выключений приёма звонков. Открывается главному аккаунту и пользователям с правом «Доступ к активности пользователей».

Проверка IP действует на все входы в аккаунт — и главного, и пользователей.

Как разрешить вход в CRM только с IP офиса

1. 1
   Найдите свой IP

   В «Журнале входов» найдите строку своего последнего входа из офиса и посмотрите колонку «IP».
2. 2
   Добавьте адрес

   В блоке «Настройка входа» нажмите «Добавить адрес» и впишите этот IP. Добавьте и другие нужные адреса, например домашний.
3. 3
   Сохраните список

   Кнопкой «Сохранить» в плашке внизу экрана. Появится сообщение «IP-адреса сохранены».
4. 4
   Включите проверку

   Тумблер «Входить только с адресов из списка». Он сохраняется сразу.
5. 5
   Проверьте журнал

   Попытки с других адресов появятся там с пометкой «Проверка IP не пройдена».

Журнал входов: как узнать, кто заходил в CRM

Журнал входов — это список всех попыток войти в аккаунт. Колонки: «Пользователь», «Результат», «Устройство» (система и браузер), «IP», «Дата». Результат бывает трёх видов: «Успешный вход», «Неверный пароль» и «Проверка IP не пройдена». Записи идут от новых к старым, более ранние подгружаются при прокрутке. Сервер собирает журнал несколько секунд — это нормально.

Заметили незнакомый IP или серию неверных паролей — смените пароль пользователю в его карточке. Или нажмите там «Отправить доступ на почту»: кабинет создаст новый пароль и пришлёт его сотруднику, а старый перестанет работать.

История активности сотрудников

Колонки: «Сотрудник», «Статус» («Включён» или «Выключен»), «IP», «Статус поставлен», «Кто поставил», «Время в статусе». Это тот же переключатель, что тумблер «В звонках» в списке пользователей. Как входящие звонки делятся между сотрудниками, рассказано в статье распределение входящих звонков между менеджерами.

Над списком — фильтры: «Поиск» по имени, логину или IP, «Сотрудник» и «Статус». Они работают по уже загруженным записям. Если совпадений нет, страница сама подгружает более ранние. Пример: выберите сотрудника и статус «Выключен» — в колонке «Кто поставил» видно, кто снял его с линии. Общего числа записей сервер не сообщает: над списком видно, сколько уже загружено.

Текущее состояние можно проверить и без этой страницы. В списке «Пользователи» наведите курсор на тумблер «В звонках» — подсказка покажет, например, «вкл 3д».

Скрытые номера клиентов

Даже с доступом к CRM менеджер не унесёт номера, если их скрыть. В «Пользователях» откройте карточку сотрудника → «Профиль» → «Общие настройки», включите «Скрывать номер клиента от пользователя» и нажмите «Сохранить». Номер скрыт везде: в CRM, в выгрузке, в детализации звонков и в уведомлениях. Сотрудник видит только последние четыре цифры, но звонить клиентам может, а выгрузка базы не даст ему ни одного номера. На главный аккаунт настройка не действует. Остальные права сотрудника — в статье права доступа сотрудников в CRM.

Когда менеджер увольняется, найдите его открытые задачи фильтром «Ответственный» и передайте другому сотруднику — подробнее в статье задачи и календарь в CRM.

Не получается войти в CRM: пароль и ошибки входа

Ошибка «Неверный логин или пароль.» на странице входа значит, что одно из двух введено неправильно. Логин сотрудника записан в его карточке в «Пользователях», вводите его полностью.

Забыли пароль — нажмите «Забыли пароль?» под формой входа и впишите логин или email в поле «Логин». На почту из профиля придёт письмо со ссылкой. Ссылка действует час и срабатывает один раз. Откройте её и нажмите «Установить новый пароль»: кабинет создаст надёжный пароль и пришлёт его следующим письмом. Письма нет — проверьте папку «Спам».

Что значат ошибки восстановления:

• «Не нашли аккаунт с таким логином» — логин написан с ошибкой.
• «В профиле не указана почта» — письмо отправить некуда. Сотруднику почту впишут в его карточке, главному аккаунту поможет поддержка.
• «Слишком много попыток. Попробуйте снова через час» — запросов было слишком много, подождите час.
• «Ссылка устарела или уже использована» — запросите новую ссылку.

Не может войти весь отдел — проверьте, не включён ли вход только с разрешённых IP. Попытки с чужих адресов журнал входов отмечает «Проверка IP не пройдена». Пароль сотруднику меняют в его карточке: поле «Пароль» или кнопка «Отправить доступ на почту». Это может главный аккаунт или пользователь с правом «Может создавать/редактировать других пользователей». После смены доступов сотруднику придётся войти заново — кабинет предупредит об этом тостом «Сохранено. Пользователю нужно будет войти заново.»

Читайте также: Права доступа сотрудников в CRM, Задачи и календарь в CRM, Распределение входящих звонков между менеджерами