Задачи и календарь в CRM: как не забыть перезвонить клиенту

Без задач и календаря в CRM обещания клиентам держатся только в памяти менеджера. Клиент сказал: «Перезвоните в четверг после обеда». В четверг менеджер занят новыми заявками, звонок забыт, и клиент покупает у конкурента. Так теряются самые тёплые деньги — клиенты, которые уже были готовы к разговору. А руководитель узнаёт о проблеме только по падению продаж.

Раздел «Задачи/Календарь» собирает все задачи проекта в одном месте — и поставленные вручную, и созданные из карточек лидов. Задача — это дело со сроком и ответственным, а напоминание о ней придёт по SMS, на почту или окном в кабинете. Просроченное видно сразу. Задача по клиенту в один клик открывает его карточку в CRM с историей звонков и переписки.

Посмотрите видео на две минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Зачем бизнесу задачи в CRM: примеры

• Онлайн-школа: после пробного урока менеджер ставит «Перезвонить по оплате» на завтра 11:00 с SMS-напоминанием за час. Обещанный звонок случается вовремя, пока клиент не остыл.
• Клиника, салон, автосервис: «Позвонить, подтвердить визит» накануне с напоминанием за день. Метка «Подтверждение» выделяет такие задачи в календаре цветом, и администратор видит их сразу. Если звонить должен не администратор, а робот, настройте автоматическое напоминание клиенту о записи.
• Недвижимость: показы с точным временем начала и конца в календаре «Неделя», план и договор прикреплены к задаче. Агент не путает показы, а всё нужное под рукой.
• Руководитель отдела продаж: фильтр «Ответственный» показывает просрочки каждого менеджера. На планёрке разговор идёт по фактам.
• Отпуск или увольнение менеджера: его открытые задачи видны по фильтру и переназначаются другому сотруднику. Клиенты не теряются вместе с человеком, а чтобы он не унёс и базу, включите защиту базы клиентов от менеджеров.

Как устроены задачи и календарь

У раздела три вида:

• «Канбан» — пять колонок по сроку: «Просрочено», «Сегодня», «Завтра», «Потом», «Выполнено». Колонка зависит от срока, поэтому карточки не перетаскиваются: чтобы перенести задачу, смените дату.
• «Список» — те же группы блоками, а внутри ручной порядок, общий для всего проекта. Строку тянут за ручку слева.
• «Календарь» — режимы «Месяц», «Неделя», «День» и «Повестка» (список дел на неделю).

Страница сама обновляется раз в 10 секунд — руководитель видит свежие задачи и комментарии без перезагрузки.

Как поставить задачу менеджеру в CRM с напоминанием

1. 1
   Откройте новую задачу

   Нажмите «Добавить задачу» в шапке раздела. Задачу по конкретному клиенту удобнее ставить из карточки лида: вкладка «Задача» в поле ответа сразу свяжет её с лидом. Подробнее — в статье карточка клиента в CRM.
2. 2
   Впишите название

   В поле «Название», например «Перезвонить по оплате».
3. 3
   Задайте даты

   «Дата начала» — когда позвонить, «Дата завершения» — до какого времени. Задача длится не меньше 30 минут.
4. 4
   Выберите ответственного

   В поле «Ответственный»: кто выполняет задачу и получает напоминание. По умолчанию — вы.
5. 5
   Включите напоминание

   Откройте «Дополнительные настройки», в «Напомнить мне» выберите, например, «За час». В «Способе оповещения» отметьте «SMS», «E-mail», «Звонок» или «Всплывающее окно».
6. 6
   Сохраните задачу

   Кнопкой «Создать». Задача появится в нужной колонке канбана и в календаре.

Календарь задач: планирование мышкой

В режимах «Неделя» и «День» кликните по нужному часу — откроется «Новая задача» с этим временем. Протяните мышью по нескольким клеткам — задача займёт весь интервал. Готовую задачу можно перетащить на другое время или потянуть за нижний край, чтобы изменить длительность. Кабинет спросит «Изменить задачу?» — подтвердите кнопкой «Изменить». Цвет задачи — цвет её метки. В прошлое задачи не переносятся.

Контроль задач менеджеров

• Фильтр «Ответственный» — задачи выбранных менеджеров и их колонка «Просрочено» со счётчиком.
• Фильтр «Владелец лида» — все задачи по лидам менеджера, даже если исполнитель другой.
• «Статус задачи» и «Дата задачи» — сколько задач выполнено за неделю, месяц или свой период.

Фильтры применяются сразу и запоминаются для проекта. Кто увидит задачу, решает поле «Кто может видеть задачу»: «Все», «Только ответственный» или «Выбранные сотрудники» — тогда отметьте «Наблюдателей». Скрытые задачи сотрудников руководитель видит с правом «Может видеть скрытые задачи других пользователей». Назначать задачи другим можно с правом «Может передавать лиды/сделки/задачи другим пользователям». Как выдать эти права, рассказано в статье права доступа сотрудников в CRM.

Метки, файлы и комментарии

В «Дополнительных настройках» к задаче добавляют цветные «Метки» — например, «Срочно» или «Возврат». Чтобы увидеть только задачи с нужной меткой, откройте «Фильтры» → «Метка» и отметьте её, можно и несколько: фильтр работает в канбане, списке и календаре. Там же прикрепляют «Файлы» до 50 МБ каждый. У сохранённой задачи есть «Комментарии»: сотрудники обсуждают работу прямо в задаче, а новые комментарии появляются у всех сами.

Читайте также: Карточка клиента в CRM, Права доступа сотрудников в CRM, Защита базы клиентов от менеджеров