Автоматическое напоминание клиенту о записи и перезвон по заявке

Без автоматического напоминания клиенту о записи часть клиентов просто не приходит, а пустое кресло в салоне — это потерянная выручка. Клиент, который оставил заявку и ждёт звонка, через пять минут звонит конкурентам, а через час забывает, куда писал.

Блоки звонков в автоворонке продаж делают это сами. Кабинет за секунды дозванивается до менеджера и соединяет его с клиентом. Робот звонит клиенту с напоминанием, слышит ответ «да» или «нет» и ведёт лида дальше по нужной ветке. Рутину набора номеров делает кабинет, а менеджер берёт трубку, уже зная имя клиента и источник заявки. Номера, звонки и CRM — в одной схеме, без отдельной телефонии и интеграций.

Посмотрите видео на две с половиной минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Зачем бизнесу звонки из автоворонки

• Недвижимость и услуги: перезвон по свежей заявке. Менеджерам звонят по очереди, и лид закрепляется за тем, кто взял трубку. Клиент слышит менеджера через секунды, пока не ушёл к конкуренту.
• Клиника, салон, автосервис: за день до визита робот говорит «Вы записаны завтра на 10:00». Клиент отвечает «да», «нет» или «перенести». Меньше неявок, а администратор звонит только тем, кто хочет перенести.
• Онлайн-школа: звонок «Эфир через час» всем, кто записался на вебинар. Больше людей приходит на эфир.
• Опросы: робот задаёт вопрос, и ответ клиента записывается в поле карточки. Менеджеру не нужно перезванивать ради одного ответа.
• Отдел продаж: ручной набор номера занимает 10–15 секунд. При 80 звонках в день это около девяти рабочих дней в год на одного менеджера — только на набор цифр. Блок «Соединить сотрудника и клиента» набирает сам, менеджеру остаётся взять трубку.

Какие звонки делает автоворонка

• «Соединить сотрудника и клиента» — звонит сотрудникам и соединяет ответившего с клиентом.
• «Звонить клиенту/голосовое сообщение» — звонок роботом: проигрывает вашу запись mp3/wav или читает текст.
• «IVR меню» — голосовое меню. Клиент отвечает словом или кнопкой телефона, и звонок уходит в нужную ветку.
• «Искусственный интеллект - голосовое сообщение» — короткий звонок, где клиенту отвечает AI.
• «АОН (отображаемый номер)» — номера, которые клиент видит при звонке. Они идут по кругу.

У звонка клиенту три ветки: «Не дозвонился», «Дозвонился, остался на линии» и «Дозвонился, не остался на линии». В каждую ставят своё продолжение — например, паузу и повтор звонка при недозвоне. Как собрать такие цепочки, рассказано в статье автоматизация бизнес-процессов в CRM.

Как настроить мгновенный перезвон по заявке

1. 1
   Отберите новые заявки

   В «Условиях запуска» нажмите «Добавить фильтр» → «Шаг воронки» → «Новый лид».
2. 2
   Добавьте соединение

   «+» на «Условиях запуска» → «Соединить сотрудника и клиента». Выберите «Звонить выбранным сотрудникам» и добавьте их кнопкой «+ сотрудника».
3. 3
   Задайте порядок набора

   В «Методе набора сотрудников» выберите «По очереди с запоминанием последней позиции» и время до переадресации на следующего.
4. 4
   Закрепите лида

   В «Смене владельца лида» выберите «Привязать лид к сотруднику, который принял звонок».
5. 5
   Включите подсказку менеджеру

   В «Голосовом информаторе» отметьте «Произносить источник» и «Произносить имя клиента».
6. 6
   Подстрахуйтесь

   В ветке «Если сотрудник не ответил» задайте «Ожидание ответа» и добавьте, например, «Оповещение сотрудника в MAX» руководителю. Как работает уведомление о новой заявке в Telegram и MAX, читайте отдельно.
7. 7
   Сохраните и запустите

   Нажмите «Сохранить», затем «Запустить» в меню «…» карточки.

Пока идёт дозвон, клиент может слышать вашу запись вместо гудков. Загрузите её в поле «Загрузка мелодии вместо гудка».

Самым целевым клиентам — звонок без ожидания. Если бюджет и срочность записаны в поля CRM (их может заполнить чат-бот с CRM), добавьте эти поля в «Условия запуска», например «Бюджет» — варианты от 50 000 ₽ и выше, «Срочность» — «Как можно быстрее». В «Голосовом информаторе» отметьте «Произносить текст» и соберите его через «вставить поле»: «Квалифицированный лид. Бюджет: … Срочность: …». Менеджер берёт трубку, уже зная задачу клиента, и не расспрашивает заново. Для лидов из Telegram нужен телефон — пусть бот попросит его последним вопросом.

Менеджер не перезвонил к дате шага: соединить автоматически

Менеджер поставил лиду шаг «Перезвонить» на четверг 14:00 и забыл? Отдельная автоворонка соединит его с клиентом сама:

1. В «Условиях запуска» добавьте фильтры «Шаг воронки» — «Перезвонить» и «Дата шага» → «Больше, чем» 10 мин назад.
2. Первым блоком поставьте «Соединить сотрудника и клиента» и выберите «Звонить владельцу лида».
3. Сохраните и запустите воронку.

Через 10 минут после назначенного времени лид попадёт под условия: кабинет наберёт владельца лида и соединит его с клиентом. После разговора менеджеру достаточно поставить новый шаг или дату — и лид выйдет из условий воронки.

Пропущенный входящий: перезвонить автоматически

Клиент, который не дозвонился, не ждёт — он звонит следующей компании из поиска. Перезвон по пропущенным тоже можно поручить автоворонке:

1. В «Условиях запуска» добавьте фильтры «Пропущенные звонки» → «Да» и «Дата последнего звонка» → «Сегодня», чтобы воронка не взяла давние пропущенные.
2. Первым блоком поставьте «Соединить сотрудника и клиента» и выберите «Звонить владельцу лида».
3. В ветки «Если сотрудник не ответил» и «Клиент отклонил вызов» поставьте «Паузу» на 15–30 минут и «Повторять автоворонку»: пока по лиду висит пропущенный звонок, воронка пробует снова — по умолчанию до 10 раз.
4. Сохраните и запустите воронку.

Когда разговор состоится, по лиду пройдёт новый звонок, отметка пропущенного снимется, и лид выйдет из условий воронки.

Напоминание клиенту о записи звонком робота

Такое напоминание — это звонок робота накануне визита, например: «Вы записаны завтра на 10:00. Скажите да, если придёте». Чтобы робот звонил вовремя, в «Условиях запуска» отберите лидов по дате шага: фильтр «Дата шага — За 1 дн» значит, что визит завтра.

«Звонить клиенту без соединения с сотрудником» — массовый обзвон: звонки идут независимо от занятости менеджеров. «Звонить клиенту только, если хотя бы один сотрудник доступен» сначала проверяет блок соединения. Клиента наберут, только если там есть свободный сотрудник, — и клиент не останется без менеджера.

Что проигрывать: файл mp3/wav, текст роботом до 300 символов или ничего. В тексте «+» перед гласной ставит ударение, а «-» — паузу. Сколько секунд звонить клиенту, задают в «Настройке» воронки. Правильное время снижает шанс попасть на автоответчик.

Подтверждение записи и опрос через IVR

«Тип голосового меню»: «Цифры» — клиент нажимает кнопку, «Слова» — блок слушает ответ. Для «Слов» вопрос задайте блоком звонка перед меню. Ветки добавляют кнопками «+ ветка ключевых слов» или «+ ветка кнопки». Поле «В какое поле записывать ответ» сохранит слова клиента в «Имя», «Комментарий» или текстовое поле CRM.

Ключевые слова удобно сохранить кнопкой «Сохранить как шаблон» и выбирать в других ветках. Шаблон общий на проект.

Короткий звонок с AI

Блок «Искусственный интеллект - голосовое сообщение» звонит клиенту, и с ним говорит AI. Он говорит по инструкции этой автоворонки: автоворонка и голосовой бот в кабинете — одна карточка, и AI берёт инструкцию из неё. Инструкцию включает галочка «Использовать инструкцию и междометия», а два поля её уточняют. «Prompt» (короткая инструкция для AI) задаёт, как отвечать: например, «уточни удобное время визита». «Негативный Prompt» запрещает лишнее: например, «не называй цены». В каждом поле — до 500 символов. «Настройка креативности ответа» — от «строго по промпту» до «больше свободы». Для длинных разговоров по скрипту звоните самим голосовым ботом.

AI в этом блоке здоровается с клиентом повторно? Блок отвечает по инструкции воронки, а в ней есть приветствие из «Стартовых фраз». Впишите в «Негативный Prompt» «не здоровайся повторно» или снимите галочку «Использовать инструкцию и междометия» и опишите задачу в «Prompt». Если снимаете галочку, обязательно заполните «Prompt» — иначе блоку нечем руководствоваться.

АОН: номера по кругу

Блок «АОН (отображаемый номер)» бывает в схеме один. Выберите номера проекта кнопкой «+ номер» — клиентам они показываются по очереди. Сводка блока советует пять номеров и больше. Галочка «Проверять номера в спам-листах» пропускает номера, которые оператор пометил как спам. Где взять номера, рассказано в статье аренда номера для бизнеса.

Пометка «спам» при регулярном обзвоне — нормальное дело. Номера расходуются, как патроны в обойме: по кругу каждый звонит реже и дольше остаётся чистым. Малому бизнесу для старта хватит пяти номеров, на большие объёмы берут 15–25.

Сколько стоит автоматический звонок клиенту

• Минута звонка на мобильный — 1,65 ₽. Минута считается целиком: 40 секунд — это одна минута. При больших объёмах посекундную тарификацию подключают по запросу.
• В «Соединить сотрудника и клиента» два плеча: звонок клиенту и звонок сотруднику. Сотруднику на мобильный — тоже 1,65 ₽ за минуту, по SIP (через интернет в программу или IP-телефон) — бесплатно.
• Разговор с AI стоит как у голосового бота: в среднем 12 ₽ за минуту, и связь в эту цену уже входит. Цена зависит от длины инструкции и ответов, загружаемых вебхуков и от того, выбран ли пакет голосового бота.

Читайте также: Автоворонка продаж: что это и как настроить, Автоматизация бизнес-процессов в CRM, Аренда номера для бизнеса