Письма с заявками в CRM и свой домен: как настроить почту

Многие заявки приходят письмом: с форм на конструкторах сайтов, с площадок объявлений, от партнёров и клиентов на info@. Пока письма с заявками не попадают в CRM сами, их переносят руками — с задержкой и потерями. Заявка, которую открыли через полдня, уже холодная.

Вторая беда — письма клиентам без своего домена чаще попадают в спам. Человек не видит напоминание о записи, счёт или коммерческое предложение. Домен отправителя — это часть адреса после @, от имени которой уходит письмо. Раздел «Почта» решает обе задачи. Письма из ящика для заявок сами становятся заявками в CRM, а ваши письма уходят от вашего домена.

Посмотрите видео на полторы минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Зачем бизнесу заявки с почты в CRM

• Онлайн-школа. Лендинг на конструкторе и платёжная форма шлют заявки на почту. Подключённый ящик превращает каждое письмо в заявку рядом с заявками из виджета и звонками.
• Недвижимость. Под каждое направление — свой проект и свой ящик. Заявки с порталов сами ложатся в нужную воронку: новостройки отдельно, аренда отдельно.
• Клиника, салон. Уведомления сервисов онлайн-записи становятся заявками в CRM. Напоминания клиентам уходят от домена клиники — таким письмам больше доверяют.
• B2B-продажи. Запросы КП на sales@ не теряются между менеджерами. Письма по сделке уходят с корпоративного домена.

Как письма с заявками попадают в CRM

Раздел — одна страница с двумя вкладками.

• «Входящая» — почтовые ящики для заявок. Кабинет забирает новые письма по IMAP — это стандартный способ, которым почтовые программы читают ящик. Новые письма приходят заявками автоматически: каждое становится заявкой в списке лидов CRM того проекта, который выбран у ящика.
• «Исходящая» — домены отправителя. Вы добавляете домен и прописываете две служебные TXT-записи у регистратора домена или на хостинге. DKIM подписывает ваши письма, а SPF разрешает отправлять их от имени домена. После подтверждения письма клиентам из CRM и автоворонок уходят, например, от info@ваш-домен.

Тариф раздел не проверяет, платных переключателей в нём нет.

Как подключить почту к CRM

1. 1
   Подготовьте ящик

   Разрешите в его настройках доступ по IMAP. Для Яндекса и Mail.ru создайте пароль приложения: обычный пароль от ящика не подойдёт. Ссылки на создание пароля есть прямо в окне подключения.
2. 2
   Нажмите «Подключить почту»

   На вкладке «Входящая». Откроется окно «Подключение почты».
3. 3
   Введите «Адрес почты»

   Почтовый сервис выберется сам по домену адреса, настройки сервера подставятся.
4. 4
   Вставьте пароль

   В поле «Пароль приложения». Для Rambler и сервиса «Другой» поле называется «Пароль».
5. 5
   Выберите «Проект»

   Поле есть, если проектов несколько. Заявки пойдут в выбранный проект.
6. 6
   Нажмите «Подключить»

   Статус «Ожидает проверки» сменится сам. «Подключена» — письма забираются. «Не подключена» — не подошли пароль или доступ по IMAP.

Для корпоративной почты и Gmail выберите сервис «Другой». Заполните «Сервер входящей почты (IMAP)», «Порт» и «Шифрование» — эти данные есть в справке почтового сервиса. Для Gmail это обычно imap.gmail.com, порт 993, SSL и пароль приложения Google. Пароль приложения Google создаётся, только когда в аккаунте Google включена двухэтапная проверка.

Что происходит с письмом дальше: вход «Лид с почты»

Письмо из подключённого ящика попадает на вход «Лид с почты» в «Настройке входящих». Там задают, что делать с заявкой: распределить её между сотрудниками, оповестить менеджера в Telegram, поставить нужный шаг воронки. Там же решают, создавать ли новый лид на каждое письмо с одного адреса. Разные ящики можно вести разными ветками: «+ группа ящиков» отправит, например, письма на ящик опта к оптовому отделу, а остальные пойдут в ветку «Остальные email». Как устроена схема, читайте в статье виртуальная АТС для бизнеса. Вход «Лид с почты» есть не у всех аккаунтов: он появляется на второй версии телефонии.

Лид-формы ВКонтакте и других площадок тоже можно подключить без API: укажите ящик для заявок адресом для уведомлений в настройках лид-формы, и каждое уведомление станет заявкой в CRM.

Как добавить домен отправителя, чтобы письма не уходили в спам

1. 1
   Добавьте домен

   Вкладка «Исходящая» → «Добавить домен». Впишите домен и выберите «Проект»: у каждого проекта может быть один домен отправителя.
2. 2
   Скопируйте записи

   Сразу откроется окно DNS-записей с двумя TXT-записями, DKIM и SPF. У каждого значения есть кнопка «Копировать».
3. 3
   Добавьте записи у регистратора или на хостинге

   В панели, где управляют DNS (настройками) домена. Если панель сама дописывает домен, берите короткое имя из строки «Если панель сама дописывает домен:».
4. 4
   Проверьте статус

   Нажмите «Проверить статус». Изменения DNS вступают в силу до 24 часов. Статус «Подключён» значит, что можно отправлять письма.

Отказы и жалобы на письма

Под именем домена видны «Отказы» — доля недоставленных писем — и «Жалобы» — доля писем, которые получатели отметили как спам. Отказы от 5 % выделяются жёлтым, жалобы от 0,1 % — красным. Жёлтый тег — пора почистить базу от несуществующих адресов. Красный — отправляйте письма только тем, кто их ждёт. Много отказов и жалоб — частая причина блокировки: статус домена станет «Заблокирован», отправка с него остановится, а подробности подскажет служба поддержки.

Читайте также: Заявки с сайта в CRM, Автоматические письма и уведомления клиенту, Список лидов в CRM, Настройка dkim и spf