Виртуальная АТС для бизнеса: настроить входящие и не терять звонки

Клиника запустила рекламу с новым номером, но забыла добавить его в схему звонков виртуальной АТС. Клиент слышит короткие гудки и звонит в соседнюю клинику, а бизнес теряет пациента. Деньги на рекламу потрачены впустую.

Виртуальная АТС — это телефонная станция без оборудования в офисе: звонки на ваши номера принимает облако и по схеме отдаёт их сотрудникам или боту. Чаще всего звонки теряются не из-за менеджеров, а из-за схемы: пустая ветка, ночь без дежурного, повторный клиент у случайного продавца. Раздел «Настройка входящих» показывает, куда попадает каждое обращение, и подсвечивает места, где оно пропадает.

Здесь виртуальная АТС для бизнеса встроена прямо в кабинет: номера, схема звонков, CRM и AI-бот — в одном окне, без отдельной АТС и без интеграций. Лид (карточка клиента в CRM) создаётся сам. А пропущенных не остаётся: если менеджер не ответил, звонок подхватит бот, клиент получит SMS, а менеджер — уведомление.

Посмотрите видео на две минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Зачем это бизнесу

• Отдел продаж и клиника: самая популярная схема — менеджеры по очереди, а если никто не ответил, звонок берёт голосовой бот. Ночью и в выходные бот отвечает сам, запись идёт круглосуточно. Как выстроить очередь — в статье про распределение входящих звонков.
• Руководитель видит потери заранее: пустые ветки помечены жёлтыми метками «Нет блоков» и «Остальные номера не настроены».
• Недвижимость: номер с Авито, номер сайта ЖК и номер наружной рекламы ведут каждый к своей команде.
• Онлайн-школа: заявка с формы сама становится лидом, а менеджер получает сообщение в Telegram. Ни одна заявка не лежит без ответственного.
• Повторные клиенты попадают к своему менеджеру, а не к случайному. Дублей нет: повторное обращение становится «Повторным лидом».

Как устроена виртуальная АТС в кабинете

Сверху страницы — блок «Схемы» со списком входов. Вход — это канал, откуда приходят обращения:

• «Входящий звонок» — звонки на номера проекта, в том числе на свои SIP-номера (номера вашего оператора, подключённые через интернет) и номера, которые подменяет коллтрекинг для сайта;
• «Обратный звонок» — заявки с кнопки обратного звонка в виджете на сайте;
• «Лид с формы на сайте», «Идентификация посетителя» и «API» (заявки из ваших программ);
• «Лид с почты» — письма на подключённые почтовые ящики;
• «Мессенджеры» — сообщения из подключённых мессенджеров;
• «Перевод звонка» — переведённые звонки.

Нажмите на вход — откроется его схема на весь экран. Внизу каждого блока — короткая сводка, например «Звоним: 3 сотрудника · всем сразу · ждём 30 с». У каждого проекта своя схема, проект выбирается в шапке кабинета.

Как настроить входящие звонки: пошагово

1. 1
   Откройте вход

   «Телефония» → «Настройка входящих» → «Входящий звонок».
2. 2
   Добавьте первый блок

   Нажмите «+» на карточке «Остальные номера» и выберите «Звонить сотрудникам/создать лид». Начинайте схему с него: именно этот блок создаёт лиды.
3. 3
   Выберите людей и порядок

   В «Методе набора сотрудников» выберите «По очереди с запоминанием последней позиции». Нажмите «+ сотрудника», отметьте менеджеров и нажмите «Готово».
4. 4
   Решите, что будет при недозвоне

   В ветке «Если сотрудник не ответил» задайте «Ожидание ответа», например 20–30 секунд. Кнопкой «+» добавьте запасной шаг. Чаще всего это голосовой бот — блок «Запустить автоворонку» (подробно — как не пропускать входящие звонки). Можно поставить и другого сотрудника или сообщение.
5. 5
   Сохраните

   Нажмите «Сохранить» на панели «Есть несохранённые изменения» внизу экрана или Ctrl+S. Появится сообщение «Настройки применены».

Группы номеров: свой путь для каждого номера

Во «Входящем звонке» номера можно разделить на группы, например отдельно номер с Авито. Нажмите «+ группа номеров», отметьте номера и нажмите «Готово». У группы появится своя ветка блоков. Номер из другой группы переедет в новую.

Номера без группы идут в ветку «Остальные номера». Туда же попадают номера, добавленные позже, перенесённые из другого проекта или из коллтрекинга. Поэтому всегда настраивайте эту ветку.

Добавление и удаление блоков схемы

Кнопка «+» открывает окно «Добавить блок» с пояснением под каждым типом. Серые типы сюда не ставятся. «Условию» и «Редактированию лида» нужен выше блок, который создаёт лид, — обычно «Сотрудники». «Продолжить с заданного блока» и «Запустить автоворонку» завершают ветку, поэтому ставятся последними. Если начать схему не с «Сотрудников», кабинет предупредит окном «Можно потерять заявки».

При удалении блока кабинет спросит: «Удалить только этот блок» (нижние поднимутся на его место) или «Удалить вместе со всеми блоками ниже». До сохранения удаление отменяет кнопка «Отменить».

Какой номер видят клиенты, когда им звонят

Первая строка в списке входов — «Отображаемый номер для клиента». Это не вход, а настройка исходящих звонков: какой номер видит клиент, когда ему звонят из кабинета или из CRM. В блоке «Общий отображаемый номер проекта» выберите номер — из тех, что дала аренда номера для бизнеса в разделе «Номера». В «Исключениях для сотрудников» задайте свои номера отдельным людям. У окна своя кнопка «Сохранить».

Метка «Автоворонка» у номера значит, что в разделе «Номера» он привязан к автоворонке (автоматическому сценарию звонков) и голосовой бот звонит с него клиентам. Если менеджер позвонит с такого номера, перезвонивший клиент может попасть к роботу. Для звонков вручную выбирайте номер без этой метки.

Бэкапы: как вернуть прошлую схему звонков

Кнопка «Бэкапы» хранит прошлые версии схемы. Выберите версию, нажмите «Откатить» и подтвердите. Откат меняет сразу все входы, а несохранённые правки пропадают.

Читайте также: Распределение входящих звонков между менеджерами: очередь и бот, Переадресация звонков по расписанию, шагу лида и условиям CRM, Аренда номера для бизнеса: цены, свой номер по SIP и номер для бота