CRM для малого бизнеса: как не терять ни одной заявки

CRM для малого бизнеса нужна прежде всего для того, чтобы не терять заявки. Онлайн-школа запускает рекламу и получает заявки отовсюду: формы на сайте, звонки, Telegram, WhatsApp, ответы AI-бота. Если заявки разбросаны по почте и мессенджерам, менеджер перезванивает на следующий день. К этому времени клиент уже оплатил курс в другой школе.

CRM — это система, которая сама собирает все обращения в один список. Каждое обращение становится лидом — так в CRM называют любую заявку. У лида есть ответственный, шаг воронки (этап продажи, например «Новый лид» или «Встреча») и вся история в карточке клиента в CRM. Руководитель видит, где заявки застревают, а менеджер — кому звонить прямо сейчас.

Телефония, AI-боты, виджет для сайта, мессенджеры и аналитика уже встроены в кабинет. Поэтому заявки попадают в CRM сами, без интеграций со сторонними сервисами. Сама CRM — поля, воронки, лиды — работает на любом тарифе, а AI-боты, виджет, сбор заявок с сайта и сквозная аналитика входят в тариф «CRM + Телефония + Автоматизация» и выше, без доплаты и отдельных сервисов.

Посмотрите видео на две с половиной минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Зачем малому бизнесу CRM

• Онлайн-школа: менеджер открывает свой вид «Мои новые лиды» и звонит по порядку. Фильтр «Пропущенные звонки» показывает, кто уже пытался дозвониться сам. Заявки не остывают в ожидании звонка.
• Недвижимость и B2B: сделки длинные, касаний много. Условие «Ближайшая задача» → «Просроченное» за секунду находит клиентов, которым забыли перезвонить.
• Салон, клиника, ремонт: канбан показывает, сколько клиентов на каждом шаге и сколько они уже заплатили. Владелец видит загрузку и деньги без отчётов от менеджеров, даже с телефона: кабинет удобно работает и на нём.
• Руководитель отдела продаж: уволился менеджер — отберите его лидов по условию «Ответственный» и передайте другому одной операцией. Клиенты не остаются без внимания.
• Маркетолог: отберите тех, кто не купил («Оплата» → «Нет»), и отправьте им SMS или письмо прямо из списка. Отдельный сервис рассылок не нужен.

Как работает список лидов и сделок

Каждое обращение становится лидом. Как только в карточке лида добавлен платёж, лид становится сделкой — подробнее в статье про учёт оплат в CRM. Поэтому в CRM два списка: «Все лиды и сделки» и «Только сделки».

Список можно смотреть двумя способами:

• канбан — это доска с колонкой на каждый шаг воронки, в шапке колонки число лидов и сумма оплат;
• таблица — колонки с полями карточки, сортировка и правка прямо в ячейке.

Колонки канбана — это шаги, которые вы задаёте сами: как их настроить, читайте в статье про воронку продаж в CRM.

Слева — колонка видов. Вид — это сохранённый фильтр вместе с сортировкой и колонками. У каждого вида видно число записей. Список и числа обновляются сами раз в минуту.

Как настроить список заявок в CRM

1. 1
   Откройте список

   Пункт меню «Заявки». По умолчанию откроется канбан. Иконки «Таблица» и «Канбан» стоят в панели над списком, выбор запомнится.
2. 2
   Найдите лида

   Введите в поле «Поиск и фильтр» имя, телефон или email, от трёх символов. Список обновится сам.
3. 3
   Задайте условия

   Нажмите в поле «Поиск и фильтр» и выберите условие слева, например «Шаг воронки». Отметьте значения справа и нажмите «Найти».
4. 4
   Сохраните вид

   Нажмите «+ Сохранить фильтр», введите «Название фильтра», выберите «Цвет» и «Кому виден»: «Общий» или «Мой». Затем нажмите «Сохранить фильтр».
5. 5
   Настройте колонки таблицы

   В режиме таблицы наведите на заголовок колонки и нажмите «⋮» → «Колонки». Ширина, порядок и сортировка сами сохранятся в текущий вид.
6. 6
   Выведите поля на карточку канбана

   В режиме канбана нажмите «⋯» → «Карточка в канбане» → «Добавить поле». Выберите до четырёх полей, задайте им вид и цвет, нажмите «Сохранить».

Как не терять заявки: фильтр «кого обработать сейчас»

Самые полезные условия:

• «Дата шага» или «Ближайшая задача» → «Просроченное» — забытые клиенты;
• «Пропущенные звонки» или «Непрочитанные сообщения» → «Да» — кто ждёт ответа;
• «Оплата» → «Нет» — лиды без оплаты;
• «Источник» → один источник → «Кампания» — заявки конкретной рекламы;
• ваши поля карточки: списки, числа и даты.

Кнопка «Не равно» исключает выбранные значения. Убрать все условия — крестик на плашке «Фильтры: N» или кнопка «Сбросить».

Канбан-доска для заявок: двигайте лидов мышкой

Перетащите карточку в другую колонку — шаг сменится и сохранится сам. Во время перетаскивания внизу экрана появляются зоны «Отказ», «Сделка закрыта» и «Удалить». Кнопка «Добавить лид» внизу колонки создаёт лида сразу на этом шаге.

Розовая полоска слева на карточке значит, что последний звонок пропущен. Поле с видом «Сигнал» выделяет важное яркой плашкой, например «VIP-клиент».

Массовые действия со списком лидов

Отметьте лидов галочками — внизу появится панель с кнопками «Шаг», «Ответственный», «Экспорт», «Ещё» и «Удалить». Ссылка «Выбрать все» берёт все записи по фильтру, а не только те, что на экране. В «Ещё» — смена категории, рассылка SMS и Email. SMS стоит от 7,48 ₽ в зависимости от оператора, у Билайн и Мегафон своя тарификация.

Перед изменением система попросит ввести короткую фразу, например «изменить 25 лидов». Это защита от случайного клика. Ход операции виден в карточке в шапке кабинета.

Читайте также: Карточка клиента в CRM: вся история, ответы клиенту и задачи, Воронка продаж в CRM: как настроить этапы и оповещения клиенту, Импорт клиентов из Excel в CRM: как загрузить базу без ручного ввода, Сегментация клиентов в crm, Выгрузка базы клиентов в excel, Распределение заявок между менеджерами