Импорт клиентов из Excel в CRM: как загрузить базу без ручного ввода

Импорт клиентов из Excel в CRM возвращает в работу базу, о которой все забыли. Салон красоты за несколько лет собрал базу клиентов в Excel. Пока таблица лежит на компьютере администратора, эти люди не возвращаются. Так же лежат без дела выгрузка из прошлой CRM и контакты с выставки.

Импорт переносит такую базу в CRM без ручного ввода. Перед загрузкой система проверит каждую строку и отсеет битые телефоны и строки без контактов. Дальше по базе можно запустить голосового робота для обзвона базы или отправить SMS-рассылку и вернуть тех, кто давно не покупал.

Выгрузите базу в Excel или CSV и загрузите её сами — импорт, как и все возможности CRM, доступен на любом тарифе. Не хотите разбираться с файлами — перенесём базу за вас: закажите внедрение под ключ — кнопка в конце статьи.

Посмотрите видео на две минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Зачем загружать базу клиентов в CRM

• Переезд из Excel или другой CRM: клиенты переносятся без ручного ввода. Менеджеры работают в CRM с первого дня, а не перепечатывают таблицы.
• Реактивация базы: загруженных лидов можно обзвонить голосовым ботом или отправить им SMS. Минута бота стоит в среднем 12 ₽ (зависит от длины инструкции и ответов бота), SMS — от 7,48 ₽ в зависимости от оператора. Старые клиенты возвращаются без затрат на новую рекламу.
• Выставки и мероприятия: впишите название выставки в столбец «Источник». Потом будет видно, сколько клиентов она принесла.
• Чистая база: битые телефоны и строки без контактов не попадут в CRM. Робот не будет звонить на несуществующие номера.
• Дубли под контролем: повторы уже существующих лидов можно не загружать, и клиенту не позвонят дважды.

Как работает импорт из Excel и CSV

Импорт идёт в три шага: «Файл» → «Столбцы» → «Импорт».

1. Вы загружаете файл. Подходят форматы csv, xls, xlt, xml и xlsx.
2. Сопоставляете каждый столбец файла с полем карточки клиента в CRM: «Имя», «Телефон (основной)», «E-mail (основной)», «Источник» или своим полем. Если заголовок столбца совпадает с названием поля, оно выберется само.
3. Система проверяет все строки и запускает импорт.

Записи без телефона и e-mail не загружаются. Для сделок есть отдельный импорт: с суммой, категорией и назначением платежа.

Как загрузить базу клиентов в CRM: пошагово

1. 1
   Откройте импорт

   Меню «Заявки» → «Импорт заявок». Для сделок — список сделок → «⋯» → «Импорт сделок».
2. 2
   Подготовьте файл

   При необходимости нажмите «Скачать шаблон» и заполните его. Ненужные столбцы удалите из файла целиком, а не просто очистите: пустой столбец всё равно придёт на сопоставление, и его придётся игнорировать.
3. 3
   Загрузите файл

   Перетащите его в зону загрузки или нажмите на неё и выберите файл.
4. 4
   Сопоставьте столбцы

   Для каждого столбца выберите поле. Лишним поставьте «Игнорировать». Когда таких столбцов много, кнопка «Игнорировать все поля» проставит это всем, где ничего не выбрано.
5. 5
   Проверьте ошибки

   Посмотрите блок «Проверка файла».
6. 6
   Отметьте настройки

   В блоке «Настройки импорта».
7. 7
   Запустите

   Нажмите «Запустить импорт».

Проверка файла перед импортом

Браузер сам читает все строки и показывает итог: «Все N строк в порядке» или сколько строк с ошибками. Проверяются:

• телефоны — буквы в номере, слишком короткие (меньше 10 цифр) и слишком длинные (больше 15) номера;
• e-mail — неверный формат;
• даты и числа — то, что не удалось распознать;
• кодировка — «кракозябры» и битые символы.

Таблица показывает первые 30 ошибок, а кнопка «Скачать список ошибок» сохраняет полный список в CSV. Строки с ошибками в импорт не попадут. Если они нужны — исправьте файл и загрузите его заново.

Настройки импорта: как не загрузить дубли

Дубль — это запись о клиенте, который уже есть в CRM.

• «Загрузить только мобильные номера РФ» — загрузятся только записи с мобильными номерами России. Для обзвона ботом отметьте её, если не звоните на городские номера, например секретарям компаний.
• «Импортировать дубли лидов» — без галочки повторы уже существующих лидов не загрузятся.
• «При импорте создавать дубли контактов» — по умолчанию, если контакт с таким телефоном или e-mail уже есть, данные добавляются к нему. С галочкой создаётся отдельный контакт, а «Импортировать дубли лидов» включится сама.

Рядом с кнопкой запуска видно, сколько записей уйдёт в CRM, например «до 1 250 лидов к импорту».

Если для столбца нет поля

Выберите в списке столбца «+ Добавить поле». Задайте тип и название — поле сразу появится в карточке проекта, а столбец загрузится в него. Для этого нужно право «Настройка CRM». Какие бывают типы полей, читайте в статье дополнительные поля в CRM.

Перед обзвоном ботом пометьте загрузку: добавьте в файл столбец «База» со значением «База 1» и загрузите его в поле-категорию. В «Условиях запуска» бота можно выбрать нужную базу и сравнить, какая приносит больше клиентов, — подробно в статье «Голосовой робот для обзвона базы».

Ход импорта

После запуска на любой странице кабинета справа внизу появится карточка «Импорт заявок» с процентом. Одновременно в проекте может идти только один импорт. Других ограничений на размер базы нет: предел 40 МБ есть только у проверки файла в браузере.

Читайте также: Дополнительные поля в CRM: как добавить свои данные о клиенте, Как запустить обзвон голосовым ботом и не потратить бюджет впустую, CRM для малого бизнеса: как не терять ни одной заявки