Выгрузка базы клиентов из CRM в Excel: экспорт лидов и сделок

Выгрузка базы клиентов в Excel нужна чаще, чем кажется. Бухгалтеру — список оплативших за месяц, маркетологу — контакты для рекламной аудитории, руководителю — отчёт по менеджерам в привычной таблице. И главное — копия базы на вашем компьютере.

Экспорт — это выгрузка записей CRM в файл. В кабинете можно выгрузить все лиды по фильтру или только отмеченные, с колонками таблицы или со всеми полями карточки. Звонки выгружаются отдельно, из «Детализации звонков». При этом экспорт легко закрыть от менеджеров: это отдельное право, и выдаёт его только руководитель.

Посмотрите видео на полторы минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Зачем выгружать базу клиентов

• Отчёты: свои сводные таблицы по источникам, менеджерам и суммам — в Excel или Google Таблицах.
• Бухгалтерия и сверка: сделки с оплатами за нужный период одним файлом.
• Реклама: список купивших можно загрузить в рекламный кабинет как аудиторию.
• Резервная копия перед большой чисткой базы или массовой сменой шагов.
• Передача данных в другую систему, которая принимает таблицы.

Как выгрузить базу клиентов из CRM в Excel: пошагово

1. 1
   Отберите клиентов

   В разделе «Заявки» выберите вид или задайте условия фильтра и нажмите «Найти». Экспорт берёт ровно то, что отобрано фильтром и поиском.
2. 2
   Выгрузите всех по фильтру

   Меню «⋯» → «Экспортировать все». Пункт есть и в таблице, и в канбане.
3. 3
   Или только отмеченных

   Поставьте галочки и нажмите «Экспорт» на тёмной панели внизу. В режиме таблицы есть ещё пункт «⋯» → «Экспортировать выбранные лиды».
4. 4
   Выберите поля

   В окне «Экспортировать лиды?» отметьте «Экспортировать лиды с отображаемыми полями» или «Экспортировать лиды со всеми полями» (так по умолчанию).
5. 5
   Запустите

   Кнопка «Экспортировать». Появится «Экспортирование запущено» — можно работать дальше.
6. 6
   Скачайте файл

   Дождитесь сообщения «Файл экспорта готов. Хотите скачать файл?» и нажмите «Скачать».

Подтверждать экспорт фразой не нужно, в отличие от массовых изменений. Сделки выгружаются так же: переключитесь на «Только сделки» и выберите «Экспортировать сделки со всеми полями» или с отображаемыми полями.

Какие поля попадут в файл

«С отображаемыми полями» — это колонки таблицы текущего вида. Перед экспортом настройте их: наведите на заголовок колонки, нажмите «⋮» → «Колонки», уберите лишнее и добавьте нужное из «Ещё поля». Колонки сами сохранятся в вид, и в следующий раз файл будет тем же.

«Со всеми полями» — все поля карточки, включая ваши дополнительные. Какие поля можно завести под свой бизнес, читайте в статье дополнительные поля в CRM. Нужный сегмент для выгрузки поможет собрать статья сегментация клиентов в CRM.

Сколько лидов можно выгрузить

Экспорт не ограничен пределом в 30 000 записей, который действует для массовых изменений. Большой файл формируется на сервере: кабинет проверяет готовность каждые три секунды до 10 минут и сам предложит «Скачать». Если вы нажали «Позже» или закрыли сообщение, просто запустите экспорт ещё раз.

Кто может выгружать базу: права на экспорт

Выгрузку разрешает право «Может экспортировать лиды / сделки». Его включают в разделе «Пользователи» → карточка сотрудника → «Доступы». Без права у сотрудника нет кнопки «Экспорт» и пунктов экспорта в меню. Менеджеру по продажам обычно хватает работы со своими клиентами без выгрузки — как раздать права по ролям, читайте в статье права доступа сотрудников в CRM.

Если включить сотруднику «Скрывать номер клиента от пользователя», телефоны скрываются везде, в том числе в файле выгрузки. Другие способы уберечь базу описаны в статье защита базы клиентов от менеджеров.

Как выгрузить звонки в Excel

Звонки хранятся отдельно от лидов, в разделе «Телефония» → «Детализация звонков».

1. 1
   Задайте период и фильтры

   Выгрузятся все звонки по ним, а не только открытая страница.
2. 2
   Нажмите кнопку с таблицей

   «Выгрузить в Excel» справа от «Сохранённого фильтра».
3. 3
   Дождитесь файла

   После «Готово — выгружено звонков: N» он скачается сам.

В файле — дата и время, тип звонка, клиент, сотрудник, статус, длительность, ссылка на запись, номер лида и комментарии лида. Стоимость звонков попадёт в файл, только если у сотрудника есть доступ к балансу. Подробнее о журнале — в статье записи разговоров менеджеров.

Читайте также: CRM для малого бизнеса: как не терять ни одной заявки, Сегментация клиентов в CRM: фильтры лидов и сохранённые виды, Импорт клиентов из Excel в CRM: как загрузить базу без ручного ввода