Интеграция с Yclients: AI-бот сам записывает клиентов на услуги

Интеграция с Yclients снимает с администратора самую частую задачу — записать клиента. В салоне, клинике или автосервисе телефон звонит, когда мастер занят, а сообщения вечером ждут до утра. Клиент, который не смог записаться сразу, записывается к конкурентам.

ИИ-администратор для салона — это голосовой или чат-бот, подключённый к Yclients: он смотрит свободные окна, предлагает время и сам ставит запись. Перенос и отмену визита бот тоже передаёт в Yclients. Посмотрите видео на две минуты, а ниже — пошаговая настройка.

Что умеет бот для записи клиентов

• Записывает на реальные свободные окна. По ключевому слову — по умолчанию «расписание» — бот загружает расписание из Yclients и предлагает два ближайших к желаемому времени слота.
• Не путается даже в большом салоне. Бот не держит в памяти расписание всех мастеров на неделю. В разговоре он запрашивает свободное время только на нужный день и услугу и получает до трёх подходящих окон, поэтому называет точное время и не путает даты и мастеров.
• Переносит и отменяет визиты. Будущие записи клиента бот находит по номеру телефона, поэтому переносит или отменяет именно его визит. Новая запись, перенос и отмена уходят в Yclients, и администратор их не дублирует.
• Работает с несколькими филиалами. Филиал и форму записи бот определяет по словам клиента, например по адресу.
• Подбирает услугу. С «Добавлять service_id» AI выбирает номер услуги по словам клиента и смотрит расписание именно по ней.
• Не молчит в трубке. Пока загружается расписание, голосовой бот произносит «Фразу-заполнитель», например «одну секунду...».

Как работает интеграция с Yclients

Интеграция — это мастер, который сам собирает настройки бота. В голосовом боте он создаёт триггер «Поиск по базе данных» с расписанием Yclients и записывающий вебхук, который ставит запись. Если выбран один филиал, расписание подтягивается ещё до звонка. В чат-боте мастер создаёт триггер расписания и целевое действие «Запись слота в Yclients»: оно понимает, записался клиент, перенёс визит или отменил его, и передаёт услугу, дату, мастера, имя, телефон и комментарий.

Webhook Yclients — это обратная связь от Yclients: бот сразу видит записи, которые изменил администратор, и опирается на свежее расписание.

Какие данные бот берёт из Yclients

Без интеграции бот либо не знает свободного времени и оставляет запись администратору, либо получает всё расписание целиком и путается в датах. С интеграцией он спрашивает у Yclients только то, что нужно в эту минуту, — как администратор, который открывает журнал на нужном дне.

Бот видит то же, что клиент в вашей онлайн-записи: расписание приходит через форму, которую вы выбрали при подключении. Данные бот получает в три этапа:

• До звонка. Если филиал один, интеграция добавляет загрузочный вебхук «Расписание Yclients». Пока идут гудки, бот получает услуги с ценами, длительностью и описанием, мастеров и их услуги, а по номеру телефона — будущие записи и последние визиты клиента. При нескольких филиалах загрузки до звонка нет — филиал бот узнаёт из разговора.
• Во время разговора. Когда звучит ключевое слово, AI берёт из диалога дату и время, а с «Добавлять service_id» — номер услуги. Система ищет свободное время только на этот день у мастеров, которые делают эту услугу, и возвращает до трёх окон — ближайших к желаемому времени, если клиент его назвал.
• После согласия клиента. Записывающий вебхук передаёт в Yclients услугу, мастера, дату и время, имя и телефон. Резюме разговора попадает в комментарий к записи — администратор сразу видит, о чём договорились.

Дату AI вычисляет по готовому промпту параметра data в триггере: «завтра» — завтрашняя дата, «на вечер» — 19:00, «на утро» — 10:00, дата не названа — сегодня. Вечер у вас начинается раньше — поправьте промпт в «Триггерах».

Как подключить Yclients к голосовому боту

1. 1
   Откройте вкладку «Интеграции»

   «AI голосовой бот» → нажмите на бота → «Интеграции» → «Добавить интеграцию» → Yclients.
2. 2
   Войдите в Yclients

   Впишите «Логин» и «Пароль» Yclients и нажмите «Продолжить»: данные проверяются сразу.
3. 3
   Настройте триггер

   Отметьте «Филиалы (компании)», проверьте «Ключевое слово», «Фразу-заполнитель» и «Инструкцию для динамического вебхука». Нужна запись на конкретную услугу — включите «Добавлять service_id». Нажмите «Продолжить».
4. 4
   Выберите формы записи

   Для каждой компании выберите форму онлайн-записи и нажмите «Продолжить». При нескольких филиалах проверьте «Промпт для company_id» и «Промпт для form_id» и нажмите «Подтвердить».
5. 5
   Зарегистрируйте webhook

   Нажмите «Открыть YCLIENTS», в Yclients нажмите «Подключить», вернитесь и нажмите «Зарегистрировать webhook», затем «Готово».
6. 6
   Сохраните бота

   Нажмите «Сохранить» на нижней панели и проверьте запись в «Обучении AI» или тестовым звонком.

Бот для записи клиентов в чате: Yclients в AI чат-боте

В AI чат-боте шаги те же, плюс окно «Настройка целевого действия». В нём «Название действия» («Запись слота в Yclients») и «Ключевые слова», после которых запись уходит в Yclients, — по умолчанию прощальные фразы. Затем нажмите «Создать интеграцию» и в окне «Установка webhook YCLIENTS» — «Открыть страницу подключения в YCLIENTS», там «Подключить», а потом «Зарегистрировать webhook» и «Готово». Логин и пароль Yclients мастер запоминает в этом браузере. В конце нажмите «Сохранить изменения».

Как настроить разговор, чтобы бот записывал без ошибок

В «Плане разговора» — это часть инструкции, скрипт для голосового робота — пропишите шаги по порядку: уточни услугу и подтверди её у клиента; спроси желаемый день и время; предложи свободное время из расписания; перед прощанием повтори дату, время и мастера.

Подтверждение услуги по точному названию нужно, чтобы бот не «нашёл» то, чего у вас нет: клиент просит классический маникюр, а в Yclients есть только аппаратный. Итог перед записью — услуга, мастер, дата и время — страхует обоих. Клиент слышит, куда записан, и ничего не путает, а AI опирается на это подтверждение, когда отправляет запись в Yclients.

Ответ по расписанию бот строит по «Инструкции для динамического вебхука». Держите в ней правила про время: только данные из расписания, время с минутами, без года. Бот перепутал дату — нажмите «Исправить» под таким ответом в «Обучении AI», и правка уйдёт в эту инструкцию.

Чтобы клиент не забыл о визите, пусть бот пишет время записи в «Дату шага» на вкладке «Запись в CRM». Тогда автоматическое напоминание о записи накануне сделает автоворонка. Нет Yclients — те же задачи решают Google Календарь и занятые слоты по дате шага, о них — в статье «Перевод звонка с бота на менеджера и запись в календарь».

Фраза «Смотрю расписание»: когда бот ищет свободное время

Главное в настройке — момент поиска. Ключевое слово срабатывает и на словах клиента, и на ответе самого бота. Надёжнее, когда его произносит бот: он сам решает, что услуга и дата уже известны, и только тогда запускает поиск. Иначе расписание загрузится раньше времени — на сегодня и без услуги. Готовые формулировки для «Плана разговора» — поставьте их перед шагом, где бот предлагает время («Добавить шаг», порядок меняется перетаскиванием):

• «Найди услугу, которая больше всего подходит под выбор клиента, назови ТОЧНО её название из списка услуг и попроси клиента подтвердить её».
• «Уточни у клиента, в какой день и время он хотел бы записаться».
• «Когда ты точно знаешь услугу и желаемые дату и время, напиши строго "Смотрю расписание", больше ничего не добавляй и дождись ответа клиента».

В «Важные правила» добавьте: «Если клиент хочет другое время, другой день, другую услугу или другого мастера, снова напиши строго "Смотрю расписание" и дождись ответа клиента». Так бот заново запросит расписание, а не придумает окно сам. В AI чат-боте триггер расписания по умолчанию и так слушает ответы бота: «Где слушать» — «В ответах бота».

Как проверить запись в Yclients в «Обучении AI»

1. 1
   Подставьте тестового клиента

   Нажмите «Обучение AI» → «Начать обучение». В окне «Заполните или удалите переменные для тестирования» укажите id, телефон и имя тестового лида из CRM: с ними тестовая запись уйдёт в Yclients целиком.
2. 2
   Проиграйте запись

   Напишите как клиент: сначала услугу, затем день и время. Когда бот скажет «Смотрю расписание», в чате появится блок «Webhook: <название триггера>».
3. 3
   Сверьте параметры

   В блоке видно, какую дату и номер услуги AI взял из диалога, ссылку запроса и свободные окна, которые вернул Yclients. Номера услуг при одном филиале показывает окно «Загрузка Базы данных из webhook» перед тестом.
4. 4
   Проверьте запись

   Доведите диалог до согласия клиента, нажмите «Тест записи данных», выберите «Webhook: <адрес>» записи в Yclients и «Тестировать запись данных». Под параметрами видно действие create, комментарий, номера услуги и мастера, дату и время.
5. 5
   Удалите тестовую запись

   Запрос уходит по-настоящему, и запись появится в журнале Yclients. Проверьте её и удалите.

Читайте также: Онлайн-запись на сайте, Перевод звонка с бота на менеджера, Чат-бот с CRM